Manual de Políticas y Procedimientos

Los manuales de políticas y procedimientos de una organización sirven para registrar las normas generales y/o específicas y los elementos y secuencias operacionales para fines indicativos o de referencia. Es muy habitual que se encuentren documentos activos destinados a su utilización los cuales son emanados por la dirección de la organización, sin embrago, es importante destacar que estos informes pueden sufrir cambios.

Normalmente en estos manuales se incluyen y con frecuencia se etiquetan las siguientes materias:

Política: Engloba las normas generales de los principales aspectos de las actividades de la organización.

Operaciones: Engloba los procedimientos que se han de seguir en los procesos vitales de transformación de las organizaciones concretas, como fabricación o producción, construcción, préstamos, créditos, ventas, contabilidad, procesos de datos y relaciones con los clientes.

Soporte: Incluye las funciones de servicios o auxiliares, como las de mantenimiento, compras, control de inventario, control de calidad, control de producción, investigación y desarrollo, publicidad y transporte.

Administración: Engloba los procedimientos de oficina o afines generalmente asociados con los departamentos de contabilidad ventas y procesos de pedidos, y proceso de datos.

Organización: Esta función establece l estructura organizativa, prestando una atención específica a las denominaciones y descripciones de los puestos de trabajo, junto con las especificaciones de responsabilidad y autoridad de cada uno de ellos. Especialmente en lo referente a las actividades financieras y jurídicas que conllevan el desembolso de recursos, aprobación de compromisos de ventas y compras, firma de contratos, contratación y despido de los empleados.

Personal: En este punto se trata de todo lo relacionado con las actividades orientadas hacia los empleados, especialmente en materia de salarios y jornadas de trabajo, seguridad e higiene, ascensos e indemnizaciones por despido y prestaciones al empleado.

Normas Estándar: Incluida (con carácter general o individual) las especificaciones estándar sobre costos, tiempo de trabajo, procesos y productos, diseño e ingeniería.

Estos manuales varían su contenido dependiendo de su finalidad, en estos casos se pueden encontrar las declaraciones políticas, estos dan una clara definición de las políticas de la organización; también están los de instrucciones de implementación de los procedimientos o secuencias.

En cuanto a los formatos, debemos destacar que también pueden demostrar distintas versiones, sin embargo, existen ciertos requisitos corrientes que se deben tomar en cuenta, entre los más relevantes se encuentran:

Formatos físicos: Lo más idóneo es publicar los manuales en formato de hojas sueltas, ya que así se facilita su revisión, aunque no haya nada que objetar con la publicación de manuales impresos y encuadernados de manera mensual, solo pensamos en una manera de poder abaratar costos a la organización.

Amenidad de estilo: La redacción de los informes, la tipografía, la disposición del texto e incluso las imágenes deberían facilitar su comprensión.

Facilidad de referencia: La disposición del manual debería efectuarse de acuerdo a la función, los departamentos, los problemas y cualquier otra forma típica de pensar de la organización.

Costos: No es necesario pensar en una obra de arte al momento de pensar en el manual, solo debe ser funcional, práctico y entendible para todos los miembros de la organización, en este sentido, el costo debe ser justificado como una inversión a mediano plazo para la empresa.

Definitivamente tener un Manual de Políticas y Procedimientos  en su organización es vital para que cada miembro conozca la manera correcta sobre el funcionamiento de cada departamento de su organización.